Normen
10 veelgemaakte fouten bij HKZ implementatie (en hoe u ze voorkomt)
Een HKZ certificering helpt zorgorganisaties om kwaliteit aantoonbaar te verbeteren. Toch loopt het implementatietraject in de praktijk vaak onnodig stroef. Niet door de norm zelf, maar door verkeerde keuzes in aanpak.
Waar gaat het vaak mis bij HKZ implementatie?
Bij VMB Consult begeleiden wij jaarlijks tientallen zorgorganisaties. We zien steeds dezelfde valkuilen terugkomen. In dit artikel leest u de 10 meest gemaakte fouten bij HKZ implementatie én hoe u deze voorkomt.
1. Te veel administratie opbouwen
Veel organisaties denken dat HKZ betekent: meer documenten, meer formulieren en dikke handboeken. Het gevolg? Medewerkers haken af en het systeem wordt niet gebruikt.
Hoe voorkomt u dit?
Werk met het principe “less = more”. Documenteer alleen wat nodig is voor:
- – Cliëntveiligheid
- – Procesbeheersing
- – Wettelijke eisen
- – Auditverantwoording
Bij VMB Consult bouwen we compacte kwaliteitssystemen die in de praktijk bruikbaar blijven.
2. HKZ zien als verplicht nummer
Wanneer HKZ alleen wordt gezien als “iets wat moet voor de auditor”, verdwijnt het draagvlak snel. Het systeem leeft niet binnen de organisatie.
Hoe voorkomt u dit?
Gebruik HKZ als verbeterinstrument:
- – Betrek medewerkers bij procesbeschrijvingen
- – Bespreek verbeterpunten structureel
- – Maak kwaliteit onderdeel van het dagelijks werk
Zo wordt HKZ een hulpmiddel in plaats van een last.
3. Medewerkers niet betrekken
Een veelgemaakte fout is dat alleen het management met HKZ bezig is. De werkvloer wordt pas geïnformeerd vlak voor de audit.
Gevolg:
- – Onduidelijkheid
- – Stress tijdens audits
- – Inconsistent werken
Oplossing:
Betrek medewerkers vanaf het begin:
- – Uitleg over doelen
- – Korte werksessies
- – Praktische instructies
Dat verhoogt acceptatie én auditresultaat.
4.Te laat starten met interne audits
Sommige organisaties plannen de interne audit pas vlak voor de certificerende audit. Hierdoor is er nauwelijks tijd om verbeterpunten te corrigeren.
Beter:
- – Voer minimaal één interne audit uit
- – Plan deze ruim vóór de externe audit
- – Gebruik bevindingen om processen bij te sturen
Dit verhoogt uw slagingskans aanzienlijk.
5. Onvoldoende voorbereiding op de audit
De audit wordt soms onderschat. Medewerkers weten niet wat ze kunnen verwachten of welke vragen worden gesteld.
Oplossing:
- – Voer een proef-audit uit
- – Bespreek veelgestelde auditvragen
- – Zorg dat iedereen weet waar documenten staan
Bij VMB-Consult begeleiden wij organisaties ook tijdens de audit zelf, zodat vragen direct goed worden beantwoord.
Het “overnemen” van formats van andere zorginstellingen lijkt handig, maar werkt vaak averechts. Elke organisatie heeft een andere structuur, doelgroep en werkwijze.
Gevolg:
- – Onlogische processen
- – Onbruikbare documenten
- – Auditproblemen
Beste aanpak:
Maak het kwaliteitssysteem op maat voor uw organisatie. De norm is hetzelfde, de invulling niet.
Zonder duidelijke taakverdeling ontstaan gaten in het systeem:
- – Wie beheert klachten?
- – Wie voert audits uit?
- – Wie bewaakt verbeteracties?
Tip:
Leg verantwoordelijkheden vast per proces.
Niet ingewikkeld — gewoon helder.
Zo voorkomt u dat zaken blijven liggen.
HKZ draait om continu verbeteren. Toch stopt het verbeterproces bij veel organisaties na certificering.
Oplossing:
Werk actief met de PDCA-cyclus:
- – Plan verbeteringen
- – Voer ze uit
- – Controleer resultaten
- – Stel bij
Zo blijft uw kwaliteitssysteem actueel en waardevol.
Een HKZ certificaat is meestal 3 jaar geldig. Maar zonder onderhoud raakt het systeem verouderd.
Risico:
- – Hercertificering mislukt
- – Processen kloppen niet meer
- – Auditstress neemt toe
Oplossing:
Plan jaarlijks:
- – Interne audits
- – Managementreview
- – Actualisatie documenten
Zo blijft HKZ eenvoudig beheersbaar.
Veel zorgorganisaties starten zonder begeleiding. Dat lijkt goedkoper, maar kost vaak meer tijd, fouten en herstelwerk.
Met begeleiding:
- – Sneller traject
- – Minder fouten
- – Hogere slagingskans
- – Minder interne belasting
Wilt u weten of begeleiding voor u zinvol is? Lees ook: Heb ik een consultant nodig voor certificering?
Waarom VMB-Consult?
Bij VMB Consult combineren we ervaring met een persoonlijke aanpak:
>250 organisaties succesvol geholpen
Wij begeleiden tot het certificaat binnen is
Geen uurtarieven, geen verrassingen
Duidelijke formats en tools
Detailhandel, groothandel, logistiek, IT, MKB
één vaste consultant als aanspreekpunt
Dit zeggen onze
Tevreden klanten
Wilt u HKZ zonder gedoe implementeren?
Plan een gratis adviesgesprek.
Wij bekijken samen wat nodig is voor uw organisatie en hoe u snel en efficiënt kunt certificeren.
VMB – Consult staat voor praktisch kwaliteitsmanagement. Effectieve en activerende opzet van het managementsysteem. Dit betekent minder onnodige documentatie en hogere betrokkenheid van medewerkers. Meer gezamenlijke acties, minder lijstjes.
Partner van:
