Normen
Heb ik een consultant nodig voor HKZ-certificering?
Veel zorgorganisaties die starten met HKZ stellen zichzelf dezelfde vraag:
kan ik HKZ zelf implementeren of heb ik een consultant nodig?
Het korte antwoord: het kán zelf, maar in de praktijk kiezen de meeste organisaties toch voor begeleiding. In dit artikel leggen we eerlijk uit wat de voor- en nadelen zijn van beide opties, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Wat houdt HKZ-certificering precies in?
HKZ-certificering betekent dat je zorgorganisatie voldoet aan vastgestelde kwaliteitsnormen voor zorg en welzijn. Je moet aantoonbaar maken dat:
- – Processen zijn vastgelegd
- – Risico’s beheerst worden
- – Cliëntveiligheid is geborgd
- – Verbeteringen structureel plaatsvinden
- – Medewerkers volgens afspraken werken
Dit vraagt om meer dan alleen documenten. Het gaat om een werkend kwaliteitssysteem dat ook tijdens audits standhoudt.
Meer achtergrond: bekijk ook onze pagina HKZ certificering.
Kun je HKZ zelf implementeren?
Ja, dat kan. Er is geen wettelijke verplichting om een consultant in te schakelen. In theorie kun je:
- – Zelf normen interpreteren
- – Zelf processen beschrijven
- – Zelf audits voorbereiden
- – Zelf de certificerende instelling begeleiden
Maar in de praktijk lopen veel organisaties tegen dezelfde problemen aan.
Nadelen van HKZ zelf implementeren
1. Tijdgebrek
HKZ implementatie kost tijd. Veel zorgorganisaties onderschatten hoeveel uren nodig zijn om:
- – Documentatie op te stellen
- – Medewerkers te betrekken
- – Audits voor te bereiden
- – Verbeterpunten door te voeren
Deze tijd gaat vaak ten koste van cliëntenzorg.
2. Onduidelijkheid over norm-eisen
De HKZ-norm is technisch geschreven. Zonder ervaring is het lastig om te bepalen:
- – Wat verplicht is
- – Wat optioneel is
- – Hoe diep iets uitgewerkt moet worden
Dit leidt vaak tot:
- – Te veel administratie
- – Onnodige documenten
- – Verwarring bij medewerkers
3. Hogere kans op afkeur
- Zorgorganisaties die zonder begeleiding starten, lopen meer risico op:
– Afwijkingen tijdens de audit
– Hersteltrajecten
– Vertraging van certificering
Dat kost extra tijd én geld.
4. Geen objectieve blik
Wanneer je alles intern doet, ontbreekt soms een frisse blik. Een externe consultant ziet sneller:
- – Knelpunten
- – Risico’s
- – Onlogische processen
- – Verbeterkansen
Steeds meer zorgorganisaties kiezen voor begeleiding, en dat is niet zonder reden.c
Met begeleiding ligt de doorlooptijd vaak tussen 2 en 4 maanden. Zonder begeleiding kan dit makkelijk verdubbelen.
Een ervaren HKZ-consultant weet precies:
- – Waar auditors op letten
- – Welke documenten nodig zijn
- – Welke valkuilen je moet vermijden
Dit voorkomt herstelwerk achteraf.
Je hoeft niet alles zelf uit te zoeken. De consultant:
- – Structureert het traject
- – Levert formats
- – Begeleidt gesprekken
- – Bereidt audits voor
Zo blijft jouw team gefocust op zorgverlening.
Met professionele begeleiding stijgt de kans om in één keer te slagen aanzienlijk.
Bij VMB Consult werken we zelfs met 100% slagingsgarantie.
Wij adviseren begeleiding vooral wanneer:
- – Je organisatie weinig ervaring heeft met certificeringen
- – Er meerdere locaties zijn
- – Het team beperkt tijd heeft
- – Audits stressvol worden ervaren
- – Je snel wilt certificeren
Ook bij HKZ Kleine Organisaties (HKZ KO) is begeleiding vaak efficiënter dan alles zelf uitzoeken.
Een goede HKZ consultant helpt onder andere met:
- – Nulmeting & planning
- – Opzetten kwaliteitssysteem
- – Schrijven van handboek en procedures
- – Voorbereiden interne audit
- – Begeleiden certificerende audit
- – Opvolgen verbeterpunten
Zo wordt HKZ een overzichtelijk traject in plaats van een complex project.
Waarom VMB-Consult?
Bij VMB Consult combineren we ervaring met een persoonlijke aanpak:
>250 organisaties succesvol geholpen
Wij begeleiden tot het certificaat binnen is
Geen uurtarieven, geen verrassingen
Duidelijke formats en tools
Detailhandel, groothandel, logistiek, IT, MKB
één vaste consultant als aanspreekpunt
Wat kost begeleiding bij HKZ-certificering?
Veel zorgorganisaties denken dat begeleiding duur is. In de praktijk valt dit vaak mee. Bij VMB-Consult werken we met:
- – Vaste prijzen
- – Complete trajectbegeleiding
- – Geen uurtarieven
- – Geen verrassingen
Gemiddeld ligt de investering voor bedrijven tussen € 2.000 en € 5.000, afhankelijk van omvang en complexiteit.
Vergelijk dit met:
- – Extra interne uren
- – Vertraging
- – Herstelkosten bij afkeur
Dan blijkt begeleiding vaak juist kostenbesparend.
Bekijk ook onze pagina met tarieven voor HKZ certificering voor een volledig overzicht van onze vaste prijzen.
Waarom kiezen zorgorganisaties voor VMB Consult?
Onze klanten kiezen voor ons vanwege:
- – Praktische aanpak
- – “Less = more”-methode
- – Vaste prijsstructuur
- – Persoonlijke begeleiding
- – Snelle certificering
- – Ervaring in zorg & welzijn
Wij vertalen HKZ naar een werkbaar systeem dat echt gebruikt wordt.
Conclusie: consultant of zelf doen?
- – Meer uitzoekwerk
- – Meer risico op fouten
- – Meer interne belasting
- – Lagere kosten vooraf
- – Sneller traject
- – Hogere slagingskans
- – Minder werkdruk
- – Vaak goedkoper op totaalniveau
Wilt u weten wat voor uw organisatie het beste is?
Plan een gratis adviesgesprek.
Wij bekijken samen wat nodig is voor uw organisatie en hoe u snel en efficiënt kunt certificeren.
VMB – Consult staat voor praktisch kwaliteitsmanagement. Effectieve en activerende opzet van het managementsysteem. Dit betekent minder onnodige documentatie en hogere betrokkenheid van medewerkers. Meer gezamenlijke acties, minder lijstjes.
Partner van:
